Limpar e-mail é uma tarefa que pode demorar horas, dependendo de como está sua caixa de entrada. Porém, representa algo essencial para melhorar a produtividade, ao mesmo tempo em que afasta o estresse e a ansiedade.

Com tantas mensagens recebidas, sejam propagandas de lojas, relatórios do trabalho, notícias, newsletters ou tentativas de golpe, manter o inbox limpo não é fácil. Um descuido e centenas ou milhares de mensagens não lidas se acumulam em pouco tempo.

Caixa de e-mail bagunçada?

Uma caixa de entrada desorganizada traz impactos negativos principalmente para quem lida com muitas mensagens. A redução da produtividade é um deles, devido ao tempo precioso perdido para localizar informações.

Há, ainda, risco de perder prazos, esquecer compromissos, ignorar solicitações de chefes, colegas e clientes, refletindo na imagem profissional. Dessa forma, o e-mail bagunçado pode até atrapalhar seu plano de carreira.

Além disso, a desordem visual do inbox é associada por especialistas a sentimentos de desânimo e sobrecarga, afetando o bem-estar mental. E os problemas não param por aí, podendo afetar até o seu bolso.

Com o correio eletrônico lotado e anexos pesados, o armazenamento gratuito do Gmail, iCloud Mail, Outlook e Yahoo! Mail é consumido rapidamente. Assim, o usuário precisa assinar um plano pago para obter espaço extra – outra solução está em criar várias contas grátis, mas gerenciar todas exige muito tempo.

5 dicas para organizar seu inbox

Como organizar caixa de e-mail? Quando se fala nisso, o método mais lembrado é o do “Inbox Zero”, criado pelo especialista em produtividade Merlin Mann. O conceito objetiva reduzir o estresse e aumentar o foco a partir da limpeza da caixa de entrada.

Mas isso não necessariamente significa tê-la vazia ou quase sem mensagens o tempo inteiro. A ideia, na verdade, é seguir um fluxo de organização baseado em evitar acúmulos e perdas de conversas importantes.

A seguir, apresentamos cinco dicas para organizar a conta de e-mail inspiradas na técnica.

1. Defina horários para limpar e-mail

Reservar um tempo para se dedicar exclusivamente à organização dos e-mails, sem realizar outras tarefas, é essencial. Isso pode demorar horas na primeira vez, se você tem muitas mensagens não lidas, então tente relaxar durante o trabalho.

A partir do passo inicial, crie o hábito de lidar com a caixa de entrada duas ou três vezes por dia. Um exemplo é separar 30 minutos pela manhã para conferir as mensagens recebidas na noite anterior e as primeiras do dia, e mais 30 minutos após o almoço para ler as restantes.

Já na tarde de sexta-feira, finalize as últimas pendências da semana, deixando tudo organizado para recomeçar o procedimento na segunda-feira seguinte. Com o método, a possibilidade de evitar o retorno da bagunça é alta.

2. Não tenha receio de excluir mensagens

Algumas pessoas têm dificuldade para apagar e-mails, por medo de perder uma informação de valor, uma lembrança importante ou outros motivos. Mas para gerenciar o inbox adequadamente, você não deve cometer o erro de guardar algo por precaução.

Conforme o criador da técnica da caixa de entrada zero, nem todas as mensagens têm a mesma importância e é preciso se concentrar nas poucas que são relevantes. Caso o e-mail não se enquadre nas categorias “responder imediatamente” ou “responder mais tarde”, exclua-o.

Se tiver dúvida quanto a apagar ou não um determinado e-mail, faça o arquivamento até se decidir, colocando-o em uma pasta separada para evitar misturá-lo com spam e conversas de outras categorias.

3. Cancele assinaturas e inscrições

Não há como deixar inbox organizado se você continuar recebendo centenas de mensagens por dia, a maioria lixo eletrônico. Isso provavelmente inclui newsletters de sites visitados, que continuam a enviar atualizações.

Inscrições para receber cupons de desconto e outras promoções também costumam fazer parte dos conteúdos. Essas mensagens podem se transformar em toneladas de spam caso a limpeza da caixa de entrada não aconteça.

Para mantê-la organizada, cancele as assinaturas e inscrições em listas de e-mail. Mesmo com essa atitude, será possível continuar acompanhando as últimas novidades de suas páginas favoritas usando um leitor de RSS (veja mais detalhes abaixo).

4. Use pastas e filtros

O que também ajuda a organizar a caixa de e-mail é a criação de pastas, nas quais ficarão armazenadas as mensagens por categoria, em vez de ter tudo misturado. Trabalho, Estudo, Família, Amigos, Notas e Recibos, Viagens, Cupons e Eventos são exemplos de pastas.

No Gmail, elas são chamadas de “Marcadores” e podem ser encontradas no menu à esquerda. Basta clicar em “Criar novo marcador”, definir o nome e organizar seus e-mails a partir daí, criando quantas pastas forem necessárias.

E para que os e-mails sejam adicionados automaticamente à pasta ou lixeira, crie filtros para identificar as mensagens com base em remetentes, assuntos, palavras-chave e outros critérios. Ainda no serviço do Google, o recurso fica no ícone de filtros à direita da barra “Pesquisar e-mail”.

5. Tome uma atitude imediatamente

Outra estratégia para lidar com e-mails sem acumular é não deixar para depois. Durante o tempo que você reservou para lidar com a caixa de entrada, tome decisões rápidas e imediatas após analisar as mensagens.

Se conseguir redigir a resposta em até dois minutos, faça-o assim que acabar de ler a mensagem, sem adiar a ação. O mesmo vale para as situações em que for necessário encaminhá-lo para outra pessoa, informando qual atitude tomar.

Caso o correio eletrônico não seja importante, exclua-o de imediato. Deixe para agir depois somente se a resposta exigir um tempo maior ou depender de algo que não possa ser resolvido no momento, apelando para o arquivamento.

Ferramentas para organizar e-mails

Tem dificuldade para lidar com a caixa de entrada lotada, mesmo seguindo as dicas de organização de e-mail? As ferramentas abaixo podem ser de grande utilidade para o seu caso:

• Feedly: lembra de quando comentamos sobre cancelar assinaturas e inscrições em newsletters? Usando o Feedly, basta adicionar a URL das páginas que pretende acompanhar para visualizar as últimas publicações sem poluir seu inbox;
• Unroll.me: já a limpeza de e-mail fica mais rápida com essa ferramenta, capaz de realizar cancelamentos de assinaturas em massa, evitando selecioná-las individualmente. Ela também agrupa as mensagens em um resumo diário, melhorando a produtividade;
• Sortd: extensão para a organização de e-mails Gmail, o recurso separa o correio eletrônico por prioridade, facilitando a criação de listas e o uso de etiquetas;
• Boomerang: plugin que funciona no Gmail e no Outlook, traz funções como adiar e-mail, agendar envio e rastreamento de resposta, informando se o destinatário não abrir ou não responder no tempo determinado;
• Clean Email: excluir ou arquivar milhares de mensagens antigas ou sem relevância, organizar filtros, bloquear spam e mover e-mails entre pastas são alguns dos recursos oferecidos;
• Proton Mail: serviço de e-mail focado em segurança e privacidade, é uma alternativa aos provedores populares, tendo botão de cancelamento de inscrições, listas de bloqueio, pastas e etiquetas personalizadas, otimizando o gerenciamento da conta.

Curtiu as dicas de organização de e-mail? Siga no TecMundo e confira mais conteúdos relacionados ao tema, como a possibilidade de transformar contas antigas em “alias”, liberada recentemente pelo Gmail.